Synchronisation von Travel- & Expense-Management (T&E)

Reise- und Finanzteams stehen vor der Herausforderung, Reisedaten korrekt zu verarbeiten und sauber in die Finanzsysteme zu integrieren. Unsere Lösung nimmt ihnen diese Last ab. Durch die Synchronisation von ERP-, HR- und T&E-Systemen werden Abläufe automatisiert und Fehler in der Spesenabrechnung vermieden. Mitarbeitende merken davon wenig – Finanz- und Controlling-Teams dagegen profitieren von schnelleren Freigaben, besserer Compliance und stabilen Prozessen. Präzision dort, wo sie entscheidend ist.

Was wir tun

Unsere Lösung schafft einen durchgängigen Workflow für das Travel- & Expense-Management:

• Export reiserelevanter Aufträge: Auftragsdaten für reisefähige Projekte werden anhand definierter Kriterien aus dem ERP extrahiert.

• Synchronisation von Mitarbeiterdaten: Aktive, reiseberechtigte Mitarbeitende werden aus dem HR-System übernommen und mit mandanten- und gesellschaftsspezifischen Zuordnungen angereichert.

• Anbindung des T&E-Systems: Aufbereitete Auftrags- und Mitarbeiterdaten werden an das T&E-System übergeben, sodass Reisen direkt projektspezifisch gebucht werden können.

• Verarbeitung von Spesenabrechnungen: Nach Abschluss von Reisen werden Spesenabrechnungen aus dem T&E-System abgerufen und in Einzelpositionen zerlegt.

• Rekonstruktion kundenspezifischer Abrechnungen: Spesen werden gemäß kundenspezifischen Regeln und Zuordnungen neu zusammengesetzt.

• Übergabe an das ERP: Die finalen Abrechnungen werden dem jeweiligen Auftrag im ERP zugeordnet und stehen direkt zur Weiterverrechnung bereit.

Vorteile

Die Lösung bringt deutliche operative Verbesserungen:

Effizienzgewinne:

• Automatisierte Datenflüsse: Manuelle Eingaben entfallen, Fehlerquellen werden reduziert.

• Vereinfachte Spesenverarbeitung: Rohdaten werden automatisch in abrechnungsfähige Formate überführt.

Compliance & Genauigkeit:

• Regelkonforme Abrechnungen: Spesen entsprechen stets den Vorgaben des Kunden und der jeweiligen Gesellschaft.

• Audit-sichere Daten: Konsistente und nachvollziehbare Datensätze unterstützen Prüfungen und Finanzberichte.

Flexibilität & Skalierbarkeit:

• Anpassungsfähige Prozesse: Komplexe Regelwerke und unterschiedliche Gesellschaftsstrukturen lassen sich sauber abbilden.

• Skalierbare Lösung: Steigende Zahlen an Mitarbeitenden, Reisen und Projekten werden ohne Mehraufwand verarbeitet.

Nutzererlebnis:

• Einfaches Buchen und Abrechnen: Mitarbeitende buchen Reisen und erfassen Spesen ohne zusätzliche Prozessschritte.

• Entlastung von HR und Finance: Weniger manuelle Nacharbeit, mehr Verlässlichkeit in den Abläufen.