Übertragung von Abwesenheiten

Abwesenheiten gehören zum Unternehmensalltag. Urlaub, Krankheit, Workations – das Leben ist nicht planbar. Die Verwaltung der Abwesenheiten muss es aber sein. Unsere Lösung sorgt dafür, dass Abwesenheitsdaten konsistent zwischen HR-, ERP- und Projektmanagement-Systemen fließen. Das schafft verlässliche Planung und stellt Compliance sicher. Es geht nicht nur um Erfassung, sondern darum, den Umgang mit ungeplanten Abwesenheiten strukturiert und beherrschbar zu machen.

Was wir tun

Unsere Lösung verbindet HR-, ERP- und Projektmanagement-Software durch:

• Regelmäßiges Abrufen von Abwesenheiten: Mehrmals täglich werden Abwesenheiten wie Urlaub, Krankmeldungen und weitere Abwesenheitsarten aus dem HR-System abgefragt.

• Mapping und Synchronisation der Daten: Unter Berücksichtigung von Arbeitszeitmodellen und Wochenenden:

  • Übertragen wir Abwesenheiten in das Projektmanagement-System für eine realistische Kapazitätsplanung.

  • Synchronisieren wir Abwesenheitsdaten mit dem ERP-System, um korrekte Zeiterfassung und konsistente Arbeitszeitnachweise sicherzustellen.

• Individuelles Abwesenheits-Mapping: Unterschiedliche Abwesenheitsarten werden systemspezifisch gemappt, um korrekte Auswertungen und Weiterverarbeitung zu ermöglichen.

• Abbildung besonderer Szenarien: Abwesenheiten können als tatsächliche Tätigkeiten modelliert werden, z. B. Workations oder Weiterbildungen, statt sie pauschal als Fehlzeiten zu behandeln.

• Automatische Eskalation von Problemen: Bei überlappenden oder widersprüchlichen Abwesenheiten werden automatisch Fehlertickets im Projektmanagement-System erstellt, damit zuständige Teams schnell reagieren können.

Vorteile

Der Ansatz verbessert Abwesenheitsmanagement, Compliance und Effizienz spürbar:

Effizienzgewinne:

• Automatisierte Datenübertragung: Keine manuellen Pflegearbeiten mehr, weniger Fehler, weniger Aufwand.

• Konsistente Prozesse: Abwesenheiten sind in HR-, ERP- und Projektmanagement-Systemen immer synchron.

Compliance & Genauigkeit:

• Korrekte Zeiterfassung: Abwesenheiten werden korrekt mit Arbeitszeitmodellen und ERP-Vorgaben abgeglichen.

• Konflikterkennung: Überschneidungen werden automatisch erkannt und eskaliert, bevor sie Probleme verursachen.

Flexibilität & Skalierbarkeit:

• Individuelle Abwesenheitslogik: Unterstützung spezieller Abwesenheitsarten wie Workations oder Schulungen.

• Skalierbare Lösung: Wachsende Mitarbeiterzahlen und steigende Datenmengen lassen sich ohne zusätzlichen Aufwand abbilden.

Nutzererlebnis:

• Klare Transparenz: HR und Projektmanagement haben jederzeit einen vollständigen Überblick über Abwesenheiten.

• Weniger manuelle Eingriffe: Automatisierung entlastet HR- und Operations-Teams und schafft Freiraum für wichtigere Aufgaben.