Sincronização de Gerenciamento de Viagens e Despesas (T&E)

As equipes de viagem e finanças enfrentam o desafio de processar dados de viagem de forma correta e integrá-los perfeitamente aos sistemas financeiros. Nossa solução alivia esse peso para eles. Por meio da sincronização de sistemas ERP, RH e T&E, processos são automatizados e erros na prestação de contas são evitados. Os colaboradores percebem pouco disso – as equipes de finanças e controle, por outro lado, beneficiam-se de aprovações mais rápidas, melhor conformidade e processos estáveis. Precisão onde ela é fundamental.

O que fazemos

Nossa solução cria um fluxo de trabalho contínuo para a gestão de viagens e despesas:

• Exportação de ordens relevantes para viagens: Dados de ordens para projetos que podem ser viajados são extraídos do ERP com base em critérios definidos.

• Sincronização de dados de colaboradores: Colaboradores ativos e autorizados a viajar são integrados do sistema de RH e enriquecidos com atribuições específicas de cliente e sociedade.

• Integração do sistema T&E: Dados de ordens e colaboradores preparados são transferidos para o sistema T&E, permitindo que viagens sejam reservadas diretamente e de forma específica para o projeto.

• Processamento de prestações de contas: Ao término das viagens, prestações de contas são recuperadas do sistema T&E e divididas em itens individuais.

• Reconstrução de prestações de contas específicas para o cliente: Despesas são reconstituídas de acordo com regras e atribuições específicas para o cliente.

• Transferência para o ERP: As contas finais são atribuídas à respectiva ordem no ERP e estão prontas para faturamento subsequente.

Vantagens

A solução traz melhorias operacionais significativas:

Ganhos de eficiência:

• Fluxos de dados automatizados: Entradas manuais são eliminadas, fontes de erro são reduzidas.

• Processamento simplificado de despesas: Dados brutos são automaticamente transformados em formatos disponíveis para cobrança.

Conformidade & Precisão:

• Prestações de contas em conformidade: Despesas sempre atendem aos requisitos do cliente e da sociedade correspondente.

• Dados seguros para auditoria: Conjuntos de dados consistentes e rastreáveis apoiam auditorias e relatórios financeiros.

Flexibilidade & Escalabilidade:

• Processos adaptáveis: Regras complexas e diferentes estruturas empresariais podem ser integradas corretamente.

• Solução escalável: Números crescentes de colaboradores, viagens e projetos são processados sem esforço adicional.

Experiência do usuário:

• Facilidade na reserva e prestação de contas: Colaboradores reservam viagens e registram despesas sem etapas de processo adicionais.

• Alívio para RH e Finance: Menos trabalho manual e mais confiabilidade nos processos.