Synchronisation von Projekten zwischen ERP und Projektmanagement-Software

Reibungslose Zusammenarbeit beginnt mit abgestimmten Systemen. Projekte parallel in ERP- und Projektmanagement-Software zu pflegen führt schnell zu verpassten Updates, doppelter Arbeit und Fehlern. Genau das wird hier vermieden. Durch eine saubere Synchronisation wird aus diesem Chaos eine klare Struktur. Jeder Auftrag im ERP wird zu einem sauber geführten Projekt, Statusänderungen sind jederzeit synchron. Teams können sich auf die Umsetzung konzentrieren statt auf Fehlerkorrekturen. Effizienz ist hier kein Ziel, sondern Voraussetzung.

Was wir tun

In diesem Szenario sorgen wir für eine durchgängige Projektsynchronisation:

• Automatische Projekterstellung: Für jeden im ERP angelegten Auftrag wird automatisch ein entsprechendes Projekt in der Projektmanagement-Software erstellt.

• Zuordnung von Kunde und Projektleitung: Kunde und Projektverantwortliche werden auf Basis der ERP-Auftragsdaten im Projektmanagement-System gesetzt.

• Kontinuierliche Status-Synchronisation: Der Status von Auftrag und Projekt bleibt jederzeit konsistent:

  • Wird ein Auftrag im ERP geschlossen, wird das zugehörige Projekt automatisch im Projektmanagement-System geschlossen.

  • Geschlossene Projekte lassen keine weitere Zeiterfassung mehr zu.

Vorteile

Der Ansatz bringt klare Vorteile in mehreren Bereichen:

Effizienzgewinne:

• Wegfall redundanter Dateneingaben: Automatisierte Projekterstellung und Statuspflege ersetzen manuelle Schritte.

• Durchgängige Prozesse: Permanente Synchronisation verhindert Abweichungen zwischen ERP und Projektmanagement.

Compliance & Kontrolle:

• Korrekte Statusführung: Aktionen im Projektmanagement-System sind nur im Einklang mit dem ERP-Status möglich.

• Verbesserte Governance: Geschlossene Aufträge und Projekte können nicht mehr verändert oder bebucht werden.

Mitarbeitererlebnis & Skalierbarkeit:

• Hohe Transparenz: Mitarbeitende sehen jederzeit den aktuellen Projektstatus – systemübergreifend.

• Einfache Nutzung: Weniger Administration, mehr Fokus auf wertschöpfende Tätigkeiten.

• Skalierbarkeit: Der Prozess funktioniert unabhängig von Projektanzahl, Teams oder Organisationseinheiten.

Datenbasierte Erkenntnisse:

• Verbessertes Reporting: Konsistente Daten liefern belastbare Aussagen zur Projektperformance.

• Bessere Ressourcenplanung: Aktuelle Projekt- und Auftragsdaten ermöglichen realistische Budget- und Kapazitätsplanung.